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文件管理制度15篇(精品)

　　在日新月異的現(xiàn)代社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。相信很多朋友都對擬定制度感到非�？鄲腊桑韵率切【幷淼奈募芾碇贫�，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

文件管理制度15篇(精品)

文件管理制度1

　　1、醫(yī)院內部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。

　　2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。

　　3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。

　　4、送交各部門的文件應定期收回,對到期未退的'應進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。

　　5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。

　　6、院辦公室對需歸檔的文件應根據(jù)文件的作者、內容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。

　　7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應及時傳達貫徹,病區(qū)負責人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。

文件管理制度2

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的`統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　�。�1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

　�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　（4）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

文件管理制度3

　　物業(yè)管理招標文件是物業(yè)管理招標人向投標人提供的指導投標工作的規(guī)范文件。招標文件編制的好壞,直接關系到招標人和投標人雙方面的利益,因此招標文件的內容既要做到詳盡周到,以維護招標人的利益,又要做到合理合法,以體現(xiàn)招標公平、公正的原則。本章分為兩部分,第一部分是對招標文件內容的剖析;第二部分是以一份詳盡的招標文件樣本作為編制招標文件的參考。

　　一、招標文件的內容

　　不同類型的項目其招標文件的內容也繁簡各異,然而按照國際慣例,招標文件的內容大致可概括為三大部分。第一部分,投標人為投標所需了解并遵循的規(guī)定,具體包括投標邀請書、投標人須知、技術規(guī)范及要求;第二部分,(投標人)物業(yè)管理企業(yè)必須按規(guī)定填報的投標書格式,這些格式將組成附件作為招標文件的一部分;第三部分,中標的物業(yè)管理企業(yè)應簽訂的合同的條件(包括一般條件和特殊條件)及應辦理的文件格式。

　　三大部分的內容具體可歸納為組成招標文件的六要素:①投標邀請書;②技術規(guī)范及要求;③投標人須知;④合同一般條件;⑤合同特殊條件;⑥附件(附表、附圖、附文等)。

　　1.投標邀請書

　　投標邀請書與招標公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,從而使?jié)撛谕稑巳双@悉物業(yè)管理項目招標信息后,決定是否參加投標。其主要內容包括:業(yè)主名稱、項目名稱、地點、范圍、技術規(guī)范及要求的簡述、招標文件的售價、投標文件的投報地點、投標截止時間、開標時間、地點等。投標邀請書可以歸入招標文件中,也可以單獨寄發(fā)。如采用邀請招標方式招標,投標邀請書往往作為投標通知書而單獨寄發(fā)給潛在投標人,因而不屬于招標文件的一部分;但如果采取公開招標方式招標,往往是先發(fā)布招標公告和資格預審通告,之后發(fā)出的投標邀請書是指招標人向預審合格的潛在投標人發(fā)出的正式投標邀請,應作為招標文件的一部分。

　　2.技術規(guī)范及要求

　　這一部分主要是說明業(yè)主或開發(fā)商對物業(yè)管理項目的具體要求,包括服務所應達到的標準等。例如對于某酒店項目,招標人要求該物業(yè)的清潔衛(wèi)生標準應達到五星級,這些要求就應在“技術規(guī)范及要求”部分寫明。對于若干子項目的不同服務標準和要求,可以編列一張“技術規(guī)范一覽表”,將其加以綜合。

　　另外,在技術規(guī)范部分,應出具對物業(yè)情況進行詳細說明的物業(yè)說明書,以及物業(yè)的設計施工圖紙。物業(yè)說明書和圖紙應在附件部分中作詳細說明。

　　3.投標人須知

　　投標人須知的目的是為整個招標投標的過程制定規(guī)則,是招標文件的重要組成部分,其內容包括:①總則說明;②招標文件說明;③投標書的編寫;④投標書的遞交;⑤開標和評標;⑥授予合同。以下分別予以具體說明。

　　(1)總則說明

　　總則說明主要對招標文件的適用范圍、常用名稱的釋義、合格的投標人和投標費用進行說明。

　　(2)招標文件說明

　　招標文件說明主要是對招標文件的構成、招標文件的澄清、招標文件的修改進行說明。

　　(3)投標書的編寫

　　投標人須知中應詳細列出對投標書編寫的具體要求。這些要求包括:①投標所用的語言文字及計量單位;②投標文件的組成;③投標文件格式;④投標報價;⑤投標貨幣;⑥投標有效期;⑦投標保證金;⑧投標文件的份數(shù)及簽署。如果由于采取邀請招標或議標方式招標,而沒有進行投標資格預審,則在招標文件的投標人須知中還應要求投標人按預定格式和要求遞交投標人資格的證明文件。招標文件對投標書編寫要求的說明通常有兩種,一是文字說明,應歸入投標人須知部分;另一種是在招標文件中列出投標文件的一定格式,要求投標人只要按格式要求填入內容。這些格式通常包括:投標書格式、授權書格式、開標一覽表、投標價格表、項目簡要說明一覽表及投標人資格證明書格式等。這些格式統(tǒng)一歸入“附件”部分。

　　(4)投標文件的遞交

　　投標文件的遞交的內容主要是對投標文件的密封和標記、遞交投標文件的截止時間、遲交的投標文件、投標文件的修改和撤銷的說明。

　　(5)開標和評標

　　開標和評標是招標文件體現(xiàn)公平、公正、合理的招標原則的關鍵,包括以下內容:

　　①對開標規(guī)則的說明。

　　②組建評標委員會的要求。

　�、蹖ν稑宋募憫缘拇_定。即審查投標文件是否符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離和保留。

　�、芡稑宋募某吻�。即寫明投標人在必要時有權澄清其投標文件內容。

　　⑤對投標文件的評估和比較(說明評估和比較時所考慮的因素)。

　　⑥評標原則及方法。

　�、咴u標過程保密。

　　(6)授予合同

　　授予合同的內容通常包括:

　�、俣藴蕜t。說明定標的準則,包括“業(yè)主不約束自己接受最低標價”的申明等。

　　②資格最終審查。即說明招標人會對最低報價的投標人進行履行合同能力的審查。

　　③接受和拒絕任何或所有投標的權力。

　�、苤袠送ㄖ�。

　�、菔谟韬贤瑫r變更數(shù)量的權力。即申

　　明招標人在授予合同時有權對招標項目的規(guī)模予以增減。

　�、藓贤瑓f(xié)議書的簽署。說明合同簽訂的時間、地點以及合同協(xié)議書的格式(詳見附件)。

　　⑦履約保證金。

　　4.合同一般條款

　　合同的一般條款不是合同的主要內容,通常包括以下條款和內容:

　　(1)定義。即對合同中的關鍵名稱進行釋義。

　　(2)適用范圍。即寫明本合同的適用范圍。

　　(3)技術規(guī)格和標準。該條款的內容一般與招標文件的第二部分“技術規(guī)范及要求”的內容相一致。

　　(4)合同期限。一般可參照委托管理的期限。

　　(5)價格。即物業(yè)管理費的計取,一般應與中標人的.投標報價表相一致。

　　(6)索賠。索賠條款主要說明在投標人(合同的乙方)發(fā)生違約行為時,招標人(合同的甲方)有權按照索賠條款規(guī)定提出索賠。其具體內容包括索賠的方案和索賠的程序。

　　(7)不可抗力。不可抗力條款是指在發(fā)生預料不到的人力無法抗拒事件的情況下,合同一方難以或者不可能履行合同時,對由此引致的法律后果所作的規(guī)定。不可抗力條款一般包括三個部分:不可抗力的內容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出報告和證明文件;遭受不可抗力事件一方的責任范圍。

　　(8)履約保證金。該條款主要是規(guī)定中標人在簽訂合同后,為保證合同履行而須提交的履約保證金的比例,以及提供履約保證金的形式。

　　(9)爭議的解決。該條款主要的內容是預先規(guī)定合同雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決途徑和方法。如在該條款中規(guī)定以仲裁作為解決爭議的途徑等。

　　(10)合同終止。該條款的主要內容是說明合同的期限和合同終止的條件(如物業(yè)管理企業(yè)違約情節(jié)嚴重;業(yè)主破產;物業(yè)被征用等)。

　　(11)合同修改。該條款應申明對于合同的未盡事項,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。

　　(12)適用法律。即寫明合同適用的法律。

　　(13)主導語言與計量單位。

　　(14)合同文件及資料的使用。條款中應寫明合同文件及資料的使用范圍及事宜,如對保密的規(guī)定等。

　　(15)合同份數(shù)。

　　(16)合同生效。

　　5.合同特殊條款

　　合同的特殊條款是為了適應具體項目的特殊情況和特殊要求作出的特殊規(guī)定,例如對執(zhí)行合同過程中更改合同要求而發(fā)生偏離合同的情況作出某些特殊規(guī)定。此外合同特殊條款還可以是對合同一般條款未包括的某些特殊情況的補充,如關于延遲開工而賠償?shù)木唧w規(guī)定,以及有關稅務的具體規(guī)定等。

　　在合同執(zhí)行中,如果一般條款和特殊條款不一致而產生矛盾時,應以特殊條款為準。

　　6.附件

　　附件是對招標文件主體部分文字說明的補充,包括附表、附文和附圖,具體有:

　　(1)附表

　�、偻稑藭袷�;

　�、谑跈鄷袷�;

　�、坶_標一覽表;

　　④項目簡要說明一覽表;

　�、萃稑巳速Y格的證明文件格式;

　�、尥稑吮：袷�;

　�、邊f(xié)議書格式;

　　⑧履約保證金格式(通常為銀行保函)。

　　(2)附文

　　物業(yè)說明書。

　　(3)附圖

　　物業(yè)的設計和施工圖紙。

　　二、招標文件樣本

　　這里以物業(yè)管理公開招標為例,以一份完整的招標文件樣本來說明物業(yè)管理招標文件全文的編制方法。

　　招標文件

　　招標編號:____________

　　招標項目名稱:________

　　年月××招標中心統(tǒng)一印制

　　招標文件目錄

　　第一部分投標邀請

　　第二部分技術規(guī)范及要求

　　第三部分投標人須知

　　a 總則說明

　　1.適用范圍

　　2.定義

　　3.合格的投標方

　　4.投標費用

　　b 招標文件說明

　　5.招標文件的構成

　　6.招標文件的澄清

　　7.招標文件的修改

　　c 投標文件的編寫

　　8.語言及計量單

　　位

　　9.投標文件的組成

　　10.投標文件格式

　　11.投標報價

　　12.投標貨幣

　　13.投標人資格的證明文件

　　14.投標有效期

　　15.投標保證金

　　16.投標文件的份數(shù)和簽署

　　d 投標文件的遞交

　　17.投標文件的密封和標記

　　18.遞交投標文件的截止時間

　　19.遲交的投標文件

　　20.投標文件的修改和撤銷

　　e 開標和評標

　　21.開標

　　22.評標委員會

　　23.投標文件響應性的確定

　　24.投標文件的澄清

　　25.對投標文件的評估和比較

　　26.評標原則及方法

　　27.保密

　　f 授予合同

　　28.定標準則

　　29.資格最終審查

　　30.接受和拒絕任何或所有投標的權力

　　31.中標通知

　　32.授予合同時變更數(shù)量的權力

　　33.合同協(xié)議書的簽署

　　34.履約保證金

　　35.中標服務費

　　第四部分合同一般條款

　　1.定義

　　2.適用范圍

　　3.技術規(guī)格和標準

　　4.委托管理期限

　　5.價格

　　6.索賠

　　7.不可抗力

　　8.履約保證金

　　9.爭議的解決

　　10.合同終止

　　11.合同修改

　　12.適用法律

　　13.主導語言與計量單位

　　14.合同份數(shù)

　　15.合同生效

　　第五部分合同特殊條款

　　第六部分附件

　　第一部分投標邀請

　　受用戶委托對________________項目的物業(yè)管理服務進行公開招標。茲邀請合格投標人以密封標書的方式前來投標。

　　1.招標編號:

　　2.招標項目的簡要說明:

　　3.項目開工期:

　　4.投標地點:

　　5.投標截止時間:年月日(北京時間),逾期收到的或不符合規(guī)定的投標文件不接受。

　　6.開標時間、地點:

　　7.凡對本次招標提出詢問,請在年月日前與聯(lián)系(技術方面的詢問請以信函或傳真的形式)。

　　地址:

　　郵編:

　　電話:

　　傳真:

　　聯(lián)系人:

　　(署名)

　　年月日

　　第二部分技術規(guī)范及要求

　　1. 項目技術要求一覽表

　　2.項目所在地

　　關于物業(yè)所在地及物業(yè)的詳細情況和資料詳見物業(yè)說明書和物業(yè)圖紙(略)。

　　第三部分投標人須知

　　a 總則說明

　　1 適用范圍

　　1.1 本招標文件僅適用于本投標邀請中所敘述物業(yè)的物業(yè)管理服務。

　　2 定義

　　2.1 “招標方”系指第一部分所指的組織本次招標的招標機構。

　　2.2 “投標方”系指向招標方提交投標文件的物業(yè)管理企業(yè)。

　　2.3 “項目”系指物業(yè)管理企業(yè)(即投標人)按招標文件規(guī)定,須向用戶提供的物業(yè)管理服務。

　　2.4 “用戶”系指委托進行本次招標的××開發(fā)商或業(yè)主委員會。

　　3 合格的投標方

　　3.1 經(jīng)過本次招標的資格預審確認為合格的投標人稱為合格的投標方。投標方應遵守有關的中國法律和規(guī)章條例。

　　4 投標費用

　　4.1 無論投標過程中的做法和結果如何,投標方自行承擔所有與參加投標有關的全部費用。

　　招標文件說明

　　5 招標文件的構成

　　5.1 招標文件用以闡明所需物業(yè)管理服務、招標投標程序和合同條款。招標文件由下述部分組成:

　　(1)投標邀請;

　　(2)技術規(guī)格及要求;

　　(3)投標人須知;

　　(4)合同一般條款;

　　(5)合同特殊條款;

　　(6)附件。

　　5.2 招標文件以中文、英文兩種文字編印,兩種文字具有同等效力。中、英文本如有差異時,以中文本為準。

　　5.3 投標人被視為熟悉上述與履行合同有關的一切情況。

　　6 招標文件的澄清

　　6.1 投標方對招標文件如有疑點,可要求澄清,應在投標截止時間前15天按投標邀請中載明的地址以書面形式(包括信函、電報或傳真,下同)通知到招標人。招標人將視情況確定采用適當方式予以澄清或以書面形式予以答復,并在其認為必要時,將不標明查詢來源的書面答復發(fā)給已購買招標文件的每一投標方。

　　7 招標文件的修改

　　7.1 在投標截止日期10天前,招標方可主動地或依據(jù)投標方要求澄清的問題而修改招標文件,并以書面形式通知所有購買招標文件的每一投標方,對方在收到該通知后應立即以電報或傳真的形式予以確認。

　　7.2 為使投標方在準備投標文件時有合理的時間考慮招標文件的修改,招標方可酌情推遲投標截止時間和開標時間,并以書面形式通知已購買招標文件的每一投標方。

　　7.3招標文件的修改書將構成招標文件的一部分,對投標方有約束力。

　　c 投標文件的編寫

　　8 語言及計量單位

　　8.1 投標文件及投標方和招標方就投標交換的文件和來往信件,應以中文或英文書寫。

　　8.2 除在招標文件的技術規(guī)格中另有規(guī)定外,計量單位應使用中華人民共和國國法定計量單位(國際單位制和國家選定的其他計量單位)。

　　9 投標文件的組成

　　9.1 投標文件包括下列部分:

　　(1)投標書、授權書、開標一覽表以及項目簡要說明一覽表;

　　(2)投標資格證明文件;

　　(3)投標符合招標文件規(guī)定的證明文件及投標方認為需加以說明的其他內容;

　　(4)投標保證金。

　　投標應將投標文件裝訂成冊,并填寫“投標文件資料清單”。

　　10 投標文件格式

　　10.1 投標方應按招標文件提供的投標文件格式填寫投標書、授權書、開標一覽表及項目簡要說明一覽表(見附件1~4)。

　　11 投標報價

　　11.1 投標方應在招標文件所附的開標一覽表(附件3)上寫明投標項目的單價和投標總價。如果單價與總價有出入,以單價為準。投標方對每種項目只允許有一個報價,招標方不接受有任何選擇的報價。

　　11.2 投標方按格式填寫報價以供招標方評標方便,但不限制××開發(fā)商以其他方式簽訂合同的權力。

　　12 投標貨幣

　　12.1 投標書和開標一覽表中的報價對國外投標方用美元或其他國際主要貨幣填報(若采用其他外國貨幣報價,為便于比較價格,招標方將按12.2款規(guī)定折算成美元)。

　　12.2 以開標日中國銀行公布的賣出價作為折算報價的依據(jù)。

　　13 投標人資格的證明文件

　　13.1 投標方必須提交證明其有資格進行投標和有能力履行合同的文件(格式見附件5),作為投標文件的一部分。

　　14 投標有效期

　　14.1 投標文件從開標之日起,投標有效期為90天,特殊招標項目在“技術規(guī)范及要求”部分另行規(guī)定。

　　14.2 要求投標方同意延長有效期,要求與答復均應為書面形式。投標方可以拒絕上述要求而其投標保證金不被沒收。對于同意該要求的投標方,既不要求也不允許其修改投標文件,但將要求其相應延長投標保證金的有效期,有關退還和沒收投標保證金的規(guī)定在投標有效期的延長期內繼續(xù)有效。

　　15 投標保證金

　　15.1 投標保證金為投標文件的組成部分之一。

　　15.2 投標方向招標方提交不少于投標總報價2%的投標保證金。

　　15.3 投標保證金用于保護本次招標免受投標方的行為而引起的風險。

　　15.4 投標保證金幣種應與投標報價幣種相同,可以下列任何一種方式提交:

　　(1)由下列銀行開具保函:

　　①中國銀行總行或其分行;

　　或。

　�、谥袊y行在海外的往來行通過中國銀行;或。

　　③在中華人民共和國國營業(yè)的任何其他中國或外國銀行;或。

　�、苡芍袊嗣胥y行授權的其他銀行。

　　投標保證金保函應按招標文件附件6格式提供,并在投標文件有效期過后30天內繼續(xù)有效。

　　(2)銀行本票、匯票、支票或現(xiàn)金(在投標有效期滿前,因票據(jù)即將到期,招標方有權暫時行使票據(jù)權力)。

　　15.5 未按規(guī)定提交投標保證金的投標,將被視為投標無效。

　　15.6 未中標的投標方的投標保證金,將按31.2款的規(guī)定予以無息退還。

　　15.7 中標的投標方的投標保證金,在中標方簽訂合同并交納履約保證金和中標服務費后,經(jīng)銀行扣除手續(xù)費,予以無息退還。

　　15.8 發(fā)生以下情況投標保證金將被沒收:

　　(1)開標后投標方在投標有效期內撤回投標;或。

　　(2)如果中標方未能做到:

　　①按本須知第33條規(guī)定簽訂合同;或。

　　②按本須知第34條規(guī)定提供履約保證金;或。

　　③按本須知第35條規(guī)定繳納中標服務費。

　　16 投標文件的份數(shù)和簽署

　　16.1 投標方應準備一份正本和四份副本,在每一份投標文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣,一旦正本和副本有差異,以正本為準。

　　16.2 投標文件正本和副本須打印并由經(jīng)正式授權的投標方代表簽字。

　　16.3 除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不許有加行、涂抹或改寫。若有修改須有簽署投標文件的人簽字。

　　16.4 電報、電話、傳真形式的投標概不接受。

　　d 投標文件的遞交

　　17 投標文件的密封和標記

　　17.1 投標方應將投標文件正本或副本分別用信封密封,并標明招標編號、投標項目名稱及正本或副本。

　　17.2 為方便開標唱標,投標方應將正本的投標書、開標一覽表和投標保證金保函單獨密封,并在信封上標明“開標一覽表”字樣,然后再裝入正本投標文件密封袋中。

　　17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投標邀請中規(guī)定的開標日期及時間)不準啟封”的字樣。

　　17.4 如投標文件由專人送交,投標方應將投標文件按19.1~19.3款中的規(guī)定進行密封和標記后,按投標邀請注明的地址送至招標方。

　　17.5 如果投標文件通過郵寄遞交,投標方應將投標文件用內、外兩層信封密封。

　　(1)內層信封的封裝與標記同17.1~17.3款規(guī)定。

　　(2)外層信封裝入17.1款及17.2款所述全部內封資料,并注明招標編號、管理項目名稱、招標方名稱、地址。同時應寫明投標方的名稱、地址,以便將遲交的投標文件原封退還。

　　17.6 如果未按上述規(guī)定進行密封和標記,招標方對投標文件的誤投或提前拆封不負責任。

　　18 遞交投標文件的截止時間

　　18.1 所有投標文件不論派人送交還是通過郵寄遞交,都必須在招標方在投標邀請中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標方。

　　18.2 出現(xiàn)5.2款因招標文件的修改推遲投標截止時間時,則按招標方修改通知規(guī)定的時間遞交。

　　19 遲交的投標文件

　　19.1 招標方將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。

　　20 投標文件的修改和撤銷

　　20.1 投標方在提交投標文件后可對其投標文件進行修改或撤銷,但招標方須在投標截止時間之前收到該修改或撤銷的書面通知,該通知須有經(jīng)正式授權的投標方代表簽字。

　　20.2 投標方對投標文件修改的書面材料或撤銷的通知應按第16和第17條規(guī)定進行編寫、密封、標注和遞交,并注明“修改投標文件”或“撤銷投標”字樣。

　　20.3 投標截止時間以后不得修改投標文件。

　　20.4 投標方不得在開標時間起到投標文件有效期期滿前撤銷投標文件,否則招標方將按14.7款的規(guī)定沒收其投標保證金。

　　e 開標和評標

　　21 開標

　　21.1 招標方在招標通告或投標邀請規(guī)定的時間和地點公開開標。投標方派代表參加。

　　21.2 開標時,查驗投標文件密封情況,確認無誤后拆封唱標,唱正本“開標一覽表”內容,以及招標方認為合適的其他內容并記錄。

　　22 評標委員

　　會

　　22.1 招標方將根據(jù)物業(yè)管理的特點組建評標委員會,其成員由工程技術、市場、商貿、法律等方面的專家和招標機構、招標委托方的代表組成。

　　22.2 評標期間,希望投標方派代表參加詢標。

　　23 投標文件響應性的確定

　　23.1 開標后,招標方將組織審查投標文件是否完整,是否有計算錯誤,要求的保證金是否已提供,文件是否恰當?shù)睾炇稹Ｈ绻麊蝺r與總價有出入,以單價為準;若文字大寫表示的數(shù)據(jù)與數(shù)字表示的有差別,則以文字大寫表示的數(shù)據(jù)為準。若投標方拒絕接受上述修正,其投標將被拒絕。

　　23.2 在對投標文件進行詳細評估之前,招標方將依據(jù)投標方提供的資格證明文件審查投標方的財務、技術和管理能力。如果確定投標方無資格履行合同,其投標將被拒絕。

　　23.3 招標方將確定每一投標是否對招標文件的要求作出了實質性的響應,而沒有重大偏離。實質性響應的投標是指投標文件符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離或保留。

　　23.4 招標方判斷投標文件的響應性僅基于投標文件本身而不靠外部證據(jù)。

　　23.5 招標方將拒絕被確定為非實質性響應的投標,投標方不能通過修正或撤銷不符之處而使其投標成為實質性響應的投標。

　　23.6 招標方將允許修改投標中不構成重大偏離的微小的、非正規(guī)、不一致或不規(guī)則的地方。

　　24 投標文件的澄清

　　24.1 為了有助于對投標文件進行審查、評估和比較,招標方有權向投標方質疑,請投標方澄清其投標內容。投標方有責任按照招標方通知的時間、地點指派專人進行答疑和澄清。

　　24.2 重要澄清的答復應是書面的,但不得對投標內容進行實質性修改。

　　25 對投標文件的評估和比較

　　25.1 招標方及其組織的評標委員會將對實質性響應的投標文件進行評估和比較。

　　25.2 評估時除考慮投標價以外,還將考慮物業(yè)管理服務的質量、物業(yè)管理企業(yè)的信譽和物業(yè)管理方案的先進程度等因素。

　　26 評標原則及方法

　　26.1 對所有投標方的投標評估,都采用相同的程序和標準。

　　26.2 評標嚴格按照招標文件的要求和條件進行。

　　26.3 在評標時按下列程序確定最低評標價標:

　　(1)開標后,將對實質性響應的投標報價分別與標底價比較,并按其報價的合理程度給予打分,合理性越強則得分越高。

　　(2)在第一次打分的基礎上,根據(jù)第25條考慮因素,對投標進行第二次打分,服務質量越高,管理方案越先進,則得分就越高。

　　(3)將兩次打分分別與商務評審權權數(shù)和技術評審權權數(shù)加權求出總得分,最高得分者即系最低評標價標。

　　27 保密

　　27.1 有關投標文件的審查、澄清、評估和比較以及有關授予合同的意向的一切情況都不得透露給任一投標方或與上述評標工作無關的人員。

　　27.2 投標方不得干擾招標方的評標活動,否則將廢除其投標。

　　f 授予合同

　　28 定標準則

　　28.1 合同將授予其投標符合招標文件要求,并能圓滿地履行合同的、對買方最為有利的最低評標價標的投標方。

　　28.2 最低報價不是被授予合同的保證。

　　29 資格最終審查

　　29.1 招標方將審查最低評標價標的投標方的財務、技術、管理能力及信譽,確定其是否能圓滿地履行合同。

　　29.2 如果確定該投標方無條件圓滿履行合同,招標方將對下一個最低評標價標的投標方資格作出類似的審查。

　　30 接受和拒絕任何或所有投標的權力

　　30.1 招標方在授予合同之前仍有選擇或拒絕任何或全部投標的權力,并對所采取的行為不作任何解釋。

　　31 中標通知

　　31.1 評標結束15日內,招標方將以書面形式發(fā)出中標通知書,但發(fā)出時間不超過投標有效期。中標通知書一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力。

　　31.2 招標方在收到中標方提交的履約保證金后,將向落標的投標方發(fā)出落標通知書,并退還其投標保證金。

　　31.3 中標通知書將作為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。

　　32 授予合同時變更數(shù)量的權力

　　32.1 招標方在授予合同時有權對“項目一覽表”中規(guī)定的項目規(guī)�；蚬ぷ髁坑枰栽鰷p。

　　33 合同協(xié)議書的簽署

　　33.1 中標方按中標通知書指定的時間、地點與開發(fā)商或業(yè)主委員會按指定的協(xié)議書格式簽訂合

　　同協(xié)議書(見附件7)。

　　33.2 招標文件、中標方的投標文件及其澄清文件,均為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。

　　34 履約保證金

　　34.1 合同簽訂后30天內,中標方須根據(jù)合同條款的規(guī)定按招標文件附件8格式向甲方提交履約保證金。

　　35 中標服務費

　　35.1 中標方須向招標方按如下標準和規(guī)定交納中標服務費:

　　(1)以中標通知書中確定的中標總金額作為收費的計算基數(shù)。

　　(2)中標服務費為中標總金額的1.5%。

　　(3)中標服務費幣種與中標簽訂合同的幣種相同,或以人民幣支付(按開標日中國銀行公布匯率賣出價折算)。

　　第四部分合同一般條款

　　1 定義

　　1.1 “合同”系指甲方和乙方(簡稱合同雙方)已達成的協(xié)議,即由雙方簽訂的合同格式中的文件,包括所有的附件、附錄和組成合同部分的所有其他文件。

　　1.2 “合同價格”系指根據(jù)合同規(guī)定,在乙方全面正確地履行合同義務時應支付給乙方的款項。

　　1.3 “甲方”系指通過招標方式,接受合同服務的開發(fā)商或業(yè)主委員會。

　　1.4 “乙方”系指中標后提供合同服務的物業(yè)管理企業(yè)或單位。

　　2 適用范圍

　　2.1 本合同條款僅適用于本次招標活動。

　　3 技術規(guī)格和標準

　　3.1 本合同項下所提供服務的技術規(guī)格和標準應與本招標文件技術規(guī)格規(guī)定的標準相一致。

　　4 委托管理期限

　　年。即自年月日起至年月日止。

　　5 價格

　　5.1 除非合同中另有規(guī)定,乙方為其所提供物業(yè)管理服務而要求甲方支付的金額應與其投標報價一致。

　　6 索賠

　　6.1 乙方對所提供服務與合同要求不符負有責任,并且甲方已于合同規(guī)定的委托管理期內提出索賠,乙方應按甲方同意的下述一種或多種方法解決索賠事宜:

　　(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服務項目,退還已經(jīng)收取的該類項目的物業(yè)管理費、傭金和酬金。

　　(2)對于情節(jié)輕微的,經(jīng)雙方同意可降低該類項目的物業(yè)管理服務價格。

　　(3)對于情節(jié)嚴重,造成甲方損失金額巨大的,同意甲方終止全部委托管理合同,并賠償甲方因此造成的損失。

　　6.2 如果甲方提出索賠通知后30天內乙方未能予以簽復,該索賠應視為已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索賠通知的30天內或甲方同意的更長一些的時間內,按甲方同意的上述任何一種方式處理索賠事宜,甲方將從議付款或乙方提供的履約保證金中扣回索賠金額,同時保留進一步要求賠償?shù)臋嗬?/p>

　　7 不可抗力

　　7.1 簽約雙方任一方由于受諸如戰(zhàn)爭、嚴重火災、洪水、臺風、地震等不可抗力事故的影響而不能執(zhí)行合同時,履行合同的期限應予以延長,則延長的期限應相當于事故所影響的時間。不可抗力事故系指甲乙雙方在締結合同時所不能預見的,并且它的發(fā)生及其后果是無法避免和無法克服的事故。

　　7.2 受阻一方應在不可抗力事故發(fā)生后盡快用電報或傳真通知對方,并于事故發(fā)生后14天內將有關當局出具的證明文件用特快專遞或掛號信寄給對方審閱確認。一旦不可抗力事故的影響持續(xù)120天以上,雙方應通過友好協(xié)商在合理的時間內達成進一步履行合同的協(xié)議。

　　8 履約保證金

　　8.1 乙方應在合同簽訂后30天內,向甲方按合同貨幣提交合同總價10%的履約保證金,履約保證金的有效期至合同有效期滿。履約保證金應由以下銀行開具:

　　(1)中國銀行,或。

　　(2)根據(jù)國外銀行給中國銀行的反保函,由中國銀行開具,或。

　　(3)在中國境內營業(yè)的其他銀行。

　　8.2 乙方提供的履約保證金按規(guī)定格式以銀行保函的形式提供,與此有關的費用由乙方負擔。

　　8.3 如果乙方未能按合同規(guī)定履行其義務,甲方有權從履約保證金取得補償。

　　9 爭議的解決

　　9.1 在執(zhí)行合同中發(fā)生的或與本合同有關的爭端,雙方應通過友好協(xié)商解決,經(jīng)協(xié)商在60天內不能達成協(xié)議時,應提交仲裁。

　　9.2 提交正式仲裁的爭端屬涉外的,應在北京或在中國國內其他地點內指定的國際經(jīng)濟仲裁委員會根據(jù)該委員會的仲裁程序或規(guī)則予以最終裁決。

　　9.3 合同雙方均為國內法人的,其爭端的仲裁應由當?shù)毓ど绦姓?/p>

　　理局根據(jù)其仲裁程序和暫行規(guī)則進行。

　　9.4 仲裁裁決應為最終決定,并對雙方具有約束力。

　　9.5 除另有裁決外,仲裁費應由敗訴方負擔。

　　9.6 在仲裁期間,除正在進行仲裁部分外,合同其他部分繼續(xù)執(zhí)行。

　　10 合同終止

　　10.1 本合同期限為年。合同到期甲乙雙方均未提出新的意向,合同自行終止。合作期內任何一方不得擅自停止協(xié)議,否則應負擔所造成的一切損失。如一方因故需終止合同,必須提前三個月書面通知另一方,經(jīng)雙方達成一致意見后,方可終止。

　　10.2 出現(xiàn)下列情況時合同自動終止:

　　(1)發(fā)生不可抗力時。

　　(2)一方不履行合同條款,造成另一方無法執(zhí)行合同協(xié)議,協(xié)商又不能求得解決。合同終止,責任方賠償損失。

　　(3)物業(yè)被征用或甲方破產。

　　11 合同修改

　　11.1 對于合同的未盡事宜,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。

　　12 適用法律

　　12.1 本合同應按中華人民共和國國的法律解釋。

　　13 主導語言與計量單位

　　13.1 合同應以中文或英文書寫。甲乙雙方所有的來往信函以及與合同有關的文件均應以中文或英文書寫。

　　13.2 除技術規(guī)格另有規(guī)定外,計量單位均使用中華人民共和國國法定計量單位。

　　14 合同份數(shù)

　　14.1 本合同正本連同附件共____頁,一式三份,甲乙雙方及物業(yè)管理主管部門(備案)各執(zhí)一份,具有同等法律效力。

　　15 合同生效

　　15.1 除非合同中另有說明,本合同經(jīng)雙方簽字蓋章,并在甲方收到乙方的履約保證金后,即開始生效。

　　第五部分合同特殊條款

　　具體條款(略)。

　　合同特殊條款是合同一般條款的補充和修改。如果兩者之間有抵觸,應以特殊條款為準。

　　第六部分附件

　　附件1

　　投標書

　　合同名稱:

　　致業(yè)主:

　　先生們:

　　1.在考察了物業(yè)現(xiàn)場和研究了上述項目的投標人須知、合同條款、技術規(guī)格、圖紙以及第號至第號補充通知或修改書后,我方愿以人民幣元(大寫)(rmb 元)的總價或上述招標文件確定(算術上的核實與改正后)的另一金額,按招標文件的要求,承擔上述項目的全部物業(yè)管理工作。

　　2.如果貴方接受我方投標,我方保證在接到項目開工的指令后天開工,并在招標文件規(guī)定的期限內完成合同規(guī)定的全部工作。

　　3.我方同意在從規(guī)定的遞交標書截止之日起天內遵守本投標。在該期限滿期之前,本投標對我方始終有約束力,并可隨時被接受。

　　4.在正式合同協(xié)議制定和簽署之前,本投標書連同貴方的中標通知書應成為約束貴、我雙方的合同。

　　5.我方理解,貴方不一定接受最低報價的投標或其他任何你們可能收到的投標。

　　年月日

　　簽字:

　　姓名:

　　以資格經(jīng)授權并代表簽署標書。

　　投標人地址:

　　證人:

　　簽字:

　　姓名:

　　所在單位及地址:

　　職務:

　　附件2

　　授權書

　　根據(jù)本文件宣布,簽名人(姓名)、(職務)、(公司名稱)、(公司注冊地點)合法授權代表上述公司,特此任命在下面簽字的(姓名)、(職務)、(公司名稱)為正式和合法的代理人,并授權該代理人在有關(項目名稱)的投標方面,以該公司的名義代表該公司簽署投標書,進行談判,簽署合同和處理一切與此有關的必要事務。

　　現(xiàn)分別在下面簽字以資證明。

　　年月日

　　授權人簽字:

　　代理人簽字:

　　公證人簽字:

　　公證人姓名:

　　公證人地址:

　　公證人職務:

　　附件5

　　投標人資格的證明文件

　　投標人概況

　　1. 投標人的身份證明

文件管理制度4

　　1.目的

　　防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門的日常工作。

　　3.職責

　　3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。

　　3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

　　4.方法和過程控制

　　4.1公用設施的標識

　　4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

　　4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。

　　4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。

　　4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。

　　4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

　　4.1.8在進天臺的.通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。

　　4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標明水的深度。

　　4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。

　　4.2服務過程的標識

　　4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內的財產要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

　　4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。

　　4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標識。

　　4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質量記錄予以實現(xiàn)。

　　4.3標識的管理

　　4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標識,部門必須嚴格執(zhí)行。

　　4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。

　　4.3.3如發(fā)現(xiàn)標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。

　　4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質主管同意后方可執(zhí)行。

　　5.相關文件

　　《ci標識手冊》

文件管理制度5

　　為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。

　　一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的`文件不能發(fā)出和存檔。

　　三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。

　　四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應以簡報形式印發(fā)，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

　　五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

　　六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。

　　太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日

文件管理制度6

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負責本部門文件檔案的`收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產文件檔案內容如下：

　　（1）國家有關安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

　�。�3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

　�。�5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　�。�6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

　　（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　　（1）、文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；

　�。�4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人；

　�。�3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負解釋，自發(fā)布之日起實施。

文件管理制度7

　　（一）技術文件、往來文件、工地文件

　　（二）竣工資料

　　1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。

　　2、建設單位和施工單位簽訂的.工程合同。

　　3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　4、施工組織設計方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。

　　7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　8、隱蔽工程驗收報告。

　　9、自檢報告。

　　10、竣工驗收申請報告。

文件管理制度8

　　機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的`管理要做到及時、準確、安全、保密。

　　一、辦理程序

　　(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

　　(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

　　(四)歸檔，交上級部門。

　　二、傳閱

　　(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。

　　(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

　　三、保密

　　(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。

　　(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

　　(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領導批準。

　　(四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

　　(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

　　四、歸檔

　　(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

　　(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

　　(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

　　(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度9

　　總承包文件資料管理包括技術資料、質量保證資料、質量檢測資料及項目管理資料的管理。其中技術資料、質量保證資料、質量檢測資料由項目總工負責,是保證整個工程保質、按期順利完成的依據(jù),也是工程竣工驗收的必備資料。其中管理資料由項目經(jīng)理負責,它是整個施工過程中施工管理的依據(jù),施工成果的證據(jù)。其所涉及的各種制度、影響施工的各種因素,與業(yè)主、監(jiān)理各分包之間聯(lián)系函都是關系整個工程極其重要的文件。

　　1主要內容:

　　1)圖紙(接收/下發(fā));

　　2)業(yè)主指令、施工方的復函、圖紙會審記錄(土建、機電、裝飾接收/下發(fā));

　　3)工程變更;

　　4)重大技術方案的'確認;

　　5)工程洽談紀要;

　　6)會議紀要;

　　7)監(jiān)理批準的方案審批表。

　　2施工技術資料的歸類

　　1)材質證明;

　　2)材料試驗報告;

　　3)施工記錄;

　　4)預檢、隱蔽檢查記錄;

　　5)基礎、主體結構驗收;

　　6)施工組織設計;

　　7)技術交底;

　　8)質量評定;

　　9)竣工驗收資料。

　　3總承包和專業(yè)分包按照分級管理的原則進行文件和資料的管理�？偝邪略O資料室,專職負責文件、資料的收發(fā)、整理、管理及歸檔工作。

　　4各分包單位必須設專職資料員,專門負責資料的搜集、整理、報送、存檔工作。按照合肥市對文件技術資料存檔的要求及時整理歸檔。

　　5各分包單位必須按總承包規(guī)定的程序接收和報送文件、資料,否則,由此造成的一切后果,總承包均不負責。接收和報送程序規(guī)定如下:

　　1)業(yè)主及監(jiān)理下發(fā)的各類文件由總承包資料員進行登記留底后須經(jīng)項目經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理審閱后下發(fā)各有關單位。

　　2)業(yè)主及監(jiān)理直接交給各專業(yè)分包的各類文件、資料,各專業(yè)分包在收到文件、資料之后的4小時內必須到總承包資料室登記。

　　3)各專業(yè)分包單位報送業(yè)主或監(jiān)理的各類文件如變更、報告、洽商、申請、簽證單等均需要由總承包專業(yè)工程師簽字并經(jīng)項目經(jīng)理審閱后,由總承包資料員登記存檔方可報送,否則總承包對此類文件不予承認。

　　6業(yè)主、監(jiān)理、設計院下發(fā)的函件,經(jīng)總承包審閱后以工程通知單或總承包指令的形式轉發(fā)給各分包單位;分包單位必須根據(jù)通知及函件具體要求處理各項事務。

　　7總承包對分包單位的管理要求。對上報資料的意見、會議通知、會議記要等,將以工程通知單形式下達給各分包,分包必須根據(jù)其要求及時處理,將處理結果及時向總承包匯報。

　　8分包上報文件資料,必須一式四份,總承包將依據(jù)實際需要轉報業(yè)主、監(jiān)理審閱及存檔。

　　9分包對工程情況、圖紙問題、進度、安全、質量等相關事宜,可以以'工作報告'形式上報總承包,總承包對該報告的意見將通知單或總承包指令的形式下發(fā)分包。

　　10分包單位需上報的資料包括:承包合同、重要設備的訂貨合同、材料、構配件、設備報驗單,分部、分項工程報驗單,施工組織設計、施工方案、施工總進度計劃、季度進度計劃、月進度計劃、周進度計劃及依據(jù)合肥市有關規(guī)定和監(jiān)理工程師要求上報的有關資料。

　　11分包單位上報的有關資料應按照合肥市現(xiàn)行標準及文件整理規(guī)定執(zhí)行。

　　12分包單位自己收集整理有關工程竣工資料,總承包將不定期對資料進行抽查和考證、考評,不合格的資料分包商應及時整改。在工程竣工前根據(jù)總承包要求上報,由總承包上交地方監(jiān)督站及有關部門。

文件管理制度10

　　一、概述

　　在現(xiàn)代中小企業(yè)人力資源管理中,薪酬制度的設計被認為是一項最困難、最敏感、政策性最強的工作。眾多企業(yè)的實踐表面,員工薪酬制度的設計和管理是企業(yè)管理的重要內容,它對于保障員工的物質利益,激勵員工的工作熱情,促進企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵、發(fā)展與留住人才的強有力的工具。

　　二、中小企業(yè)加強薪酬管理制度的重要性

　　中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要組成部分,是國民經(jīng)濟健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要力量。但中小企業(yè)在發(fā)展過程也面臨著不少的問題,如招不到人、留不住人。其中一個重要原因是中小企業(yè)缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業(yè)沒有形成合理、規(guī)范的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動者主要的經(jīng)濟收入來源，對于勞動者及其家庭的生活水平影響很大。一個國家勞動者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會和經(jīng)濟發(fā)展的一個重要指標。一般情況下，各國的國民生產總值大約60%的部分體現(xiàn)為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標志之一，對于員工的態(tài)度和行為有著重要的影響。薪酬管理既是維持企業(yè)正常運轉的常規(guī)工作，又是推動企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的強有力工具。薪酬的決策和管理對于企業(yè)員工隊伍建設、經(jīng)營管理和保持競爭優(yōu)勢等影響極大。

　　薪酬管理作為企業(yè)人力資源管理部門的重要職能和工作過程，通過服務于企業(yè)人力資源管理的總體發(fā)展戰(zhàn)略，根據(jù)企業(yè)不同時段的生產經(jīng)營目標，設計制定一套適用的薪酬制度，采用有效的措施，協(xié)調薪酬不同要素之間的關系，通過薪酬制度的貫徹和落實，對調整企業(yè)內部勞動關系，維系和穩(wěn)定員工隊伍，不斷地提高員工的專業(yè)素質，激發(fā)員工的工作主動性、積極性和創(chuàng)造性等發(fā)揮著重要的作用。

　　三、中小企業(yè)薪酬制度及管理的現(xiàn)狀及存在的問題

　　1.薪酬制度設計缺乏戰(zhàn)略思考

　　根據(jù)現(xiàn)代薪酬理念,薪酬制度是企業(yè)戰(zhàn)略決策的重要組成部分和實現(xiàn)企業(yè)目標的關鍵因素,因而薪酬制度的設計要與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃相匹配。然而長期以來,薪酬制度設計在中小企業(yè)內屬于較低層次的規(guī)劃,薪酬制度設計與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃缺乏內在聯(lián)系。隨著企業(yè)的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸,但很多企業(yè)卻并沒有認識到這個問題,以為提高薪酬待遇就能解決問題,以至于在這方面花費了大量的人力和財力,占用了組織的大量資源,但卻對企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)沒有起到太大的作用。因此，在進行具體的設計之前，要考慮如何使薪酬戰(zhàn)略有效地融入企業(yè)的整體戰(zhàn)略。但很多中小企業(yè)沒有從企業(yè)總體戰(zhàn)略的角度出發(fā)來設計薪酬管理系統(tǒng)，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒有關注什么樣的薪酬最有利于實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略、能夠最大限度地發(fā)揮員工的主動性和積極性。

　　2.薪酬的結構失衡

　　企業(yè)員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結構失衡主要有兩種體現(xiàn):第一種是整體薪酬結構的失衡。比如在很多民營中小企業(yè)中,福利這一薪酬要素往往沒有引起足夠的重視。薪酬結構失衡會致使企業(yè)的薪酬制度在運行過程中缺乏足夠的靈活性,無法滿足多數(shù)員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長期激勵的組合效果產生影響。很多現(xiàn)代中小企業(yè),將福利完全變成了保健因素,激勵效果很差。第二種是各類人員的薪酬單元組合比例失調,如固定工資比例過高,績效工資比例過低,容易導致薪酬的激勵作用無法有效發(fā)揮。

　　3.薪酬制度未考慮市場的競爭性

　　一個企業(yè)所支付的薪酬水平高低無疑會直接影響到企業(yè)在勞動力市場上獲取勞動力的能力強弱。一方面,由于多數(shù)民營企業(yè)受到發(fā)展規(guī)模的限制,難以承受過高的人工成本,即便是面對企業(yè)所急需的人才,也無力支付較高的薪酬,造成民營企業(yè)整體薪酬水平大大低于市場水平;另一方面,在觀念上認為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵作用。這樣,企業(yè)在設計薪酬制度時使薪酬水準大大低于市場水準。此外,還沒有其它方面的激勵補償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的發(fā)展前途。它們導致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展目標。薪酬調查是了解市場通行工資水平的手段。但很多中小企業(yè)只是粗略地考察市場總體薪酬水平。經(jīng)營者對員工的薪酬水平依據(jù)個人的主觀判斷，經(jīng)常隨意變動，甚至不按事先確定的薪酬水平發(fā)放，大大挫傷了員工的工作積極性。

　　4.薪酬制度中對內在薪酬不夠重視

　　內在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質和精神需要,相應的報酬方式也應該是物質和精神報酬結合。物質激勵的作用是滿足人類最基礎的需要,但層次也最低,物質激勵的作用是表面的,激勵深度有限,而精神需要是人類較高層次的需要,精神激勵是內在動力。因此,在生產力水平和員工素質日益提高的今天,薪酬制度的重心理應轉移到滿足較高層次需要的精神激勵上。

　　四、中小企業(yè)薪酬制度及管理的`對策

　　1.制定戰(zhàn)略性薪酬制度

　　企業(yè)的戰(zhàn)略會隨著它服務市場的變化發(fā)生相應的調整。在制定戰(zhàn)略時,企業(yè)要考慮到自己的企業(yè)性質、發(fā)展方向、企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅是什么,決定企業(yè)實現(xiàn)目標的關鍵因素是什么,繼而制定與企業(yè)戰(zhàn)略相適應的薪酬制度來推動戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。在不同的戰(zhàn)略階段,企業(yè)應該適時改變薪酬制度,使其不斷的適應企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展,運用薪酬的激勵導向引導員工的行為與企業(yè)的目標和戰(zhàn)略一致,最終推動企業(yè)向前發(fā)展。引入工作評價環(huán)節(jié)首先，通過工作分析完善工作描述。中小企業(yè)一般缺乏專業(yè)化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過兩種方式來完成：一是向外部咨詢公司求助，目前我國已有不少咨詢公司，這些公司已積累了大量的經(jīng)驗，可以幫助企業(yè)快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買職位說明書范例，從中提煉出有用的信息，再結合本企業(yè)的實際情況，完成工作分析。

　　2.設置以績效為導向的薪酬結構

　　企業(yè)薪酬結構的設計對企業(yè)員工的行為具有一定的導向作用,從而鼓勵員工產生企業(yè)需要的行為。薪酬具有保健和激勵兩大功能,剛性薪酬制會強化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵功能,鼓勵員工出工不出力行為。以市場調查為薪酬設計的主要環(huán)節(jié)薪酬調查是企業(yè)通過搜集信息來判斷其他企業(yè)所支付的薪酬狀況這樣一個系統(tǒng)過程，這種信息能夠向實施調查的企業(yè)提供市場上的各種相關企業(yè)向員工支付的薪酬水平和薪酬結構等方面的信息。這樣，實施調查的企業(yè)就可以根據(jù)調查結果來確定自己當前的薪酬水平相對于競爭對手在既定勞動力市場上的位置，從而根據(jù)自己的戰(zhàn)略調整自己的薪酬水平甚至薪酬結構。

　　3.設計具有競爭性的薪酬管理制度

　　具有市場競爭性的薪酬制度代表了和公司經(jīng)營目標一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優(yōu)秀的員工方面具有重要作用。中小企業(yè)可根據(jù)工作崗位、知識結構、工作能力和市場供求關系的差異分配有限人工成本,充分發(fā)揮其效益。對于高級管理人員、高級技術人員,市場需求大于供應的人員、企業(yè)急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場薪酬水平之上,并為他們提供個人發(fā)展、工作環(huán)境、便利的條件等非經(jīng)濟性薪酬。對于一般崗位的人員,由于人數(shù)眾多,市場上的供應大于需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位于市場平均水平或以下,保證企業(yè)對貢獻大的人員能夠支付具有市場競爭力的薪酬水平。

　　4.重視非經(jīng)濟性報酬對員工的作用

　　員工的態(tài)度和行為有助于企業(yè)發(fā)展。因而此時的薪酬戰(zhàn)略應考慮：需要如何做才能吸引和保留企業(yè)所需要的員工隊伍，通過什么樣的薪酬組合建立員工的責任感，傳達企業(yè)戰(zhàn)略。也就是說薪酬體系是實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要杠桿，應思考怎樣以薪酬戰(zhàn)略去支撐企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

　　中小企業(yè)編制的職位說明書應明確職責和關鍵工作任務，但不需要非常完美。在描述任職者所應具備的任職資格時，要基于企業(yè)的實際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專畢業(yè)生，就不要設定為本科。同時要盡可能理清、規(guī)范工作流程。在此基礎上對各項工作所要求的知識和技能、工作的復雜程度等付薪要素進行測評，準確衡量各項工作的價值來確定付薪標準，以保證員工薪酬水平的內部公平性。

　　中小企業(yè)通過市場調查來確定具有競爭力的薪酬政策，但并不意味著企業(yè)一定要提供最高的薪酬來吸引人才。由于重要程度不同的職位，給企業(yè)帶來的效益是不一樣的，企業(yè)應合理分配有限的人工成本，充分發(fā)揮薪酬的激勵作用。對于重要的技術人員、管理人員，可以將薪酬水平定位于市場水平之上;對于一般工作崗位的人員，由于人數(shù)多，替代成本低，則薪酬水平可與市場平均水平相近或略低，以保證企業(yè)有能力支付給重要崗位人員具有市場競爭力的薪酬水平。

　　通過滿足員工的高層次需求來達到提供更大激勵的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵因素則是對員工的滿意產生影響的主要因素。只有足夠的激勵因素才能讓員工滿意，從而激勵績效的產生，激勵因素主要是一些內在報酬，包括成就、認可、晉升、工作責任等等。

　　使薪酬與績效有更緊密的聯(lián)系，企業(yè)績效評估具有影響企業(yè)組織的生產效率和競爭力，為人事決策提供指標，有助于員工管理等重要意義。它既是保障并促進企業(yè)內部管理機制有序運轉，實現(xiàn)企業(yè)各項經(jīng)營管理目標的手段，又是促進員工個人發(fā)展的重要措施。使用透明薪酬制度，實際上是向員工傳達這樣一個信息：公司的薪酬制度，沒有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監(jiān)督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿意，可以提出意見。透明化實際上是建立在公平公正和公開的基礎上的。具體做法主要有：盡可能采用簡單的方法進行職務評價，使之容易理解;發(fā)布文件詳細向員工說明薪酬的制定過程;設立員工信箱，隨時解答員工在薪酬方面的疑問，處理員工投訴。

　　五、結語

　　企業(yè)競爭說到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經(jīng)濟發(fā)展中肩負越來越重要使命的中小企業(yè)也是如此。引入薪酬管理制度的現(xiàn)代理念、方法和技術,構建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業(yè)人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業(yè)由于歷史及現(xiàn)實的原因,在薪酬制度建設方面存在著尤為嚴重的問題,這些問題已經(jīng)嚴重影響了企業(yè)的進一步發(fā)展。中小企業(yè)應努力建設完善的薪酬制度,從而使企業(yè)競爭實力得到進一步提高。

文件管理制度11

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;

　　各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

　　3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

　　4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結;

　　5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務管理方面的`文件材料;

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　�。�1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

　�。�2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規(guī)定

　　公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

　　第十一條檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。

文件管理制度12

　　文件格式規(guī)范方法

　　一、適用范圍

　　上呈和下發(fā)的所有文件。

　　二、文件用紙

　　文件用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型紙（特殊文件除外，例如：財務報表等）。

　　三、字體排版

　　各種文件中，文件標題均使用二（22）號黑字體，加粗；副標題用四（14）號黑體，不加粗；標題和正文之間空一行。

　　正文位于標題的`下一行，每自然段開始首行縮進兩個字距，回行定格，采用小四（12）號宋體字。

　　四、行距、段落間距

　　文件的標題設置為三倍行距，副標題和正文的行距設置為單倍行

　　距，段落之間和條款之間空一行，各條款中的小標題無須空行。

　　五、結構層次

　　正文中第一層為“一”采用小四（12）號宋體，加粗；第二層為“1”，第三層為“1）”。第四層為“①”，均采用小四（12）號宋體。

　　一般文件均需有落款，注明發(fā)文單位及日期，并加蓋印章。

　　六、圖表

　　圖表大小可根據(jù)需要設定式樣和底紋，圖標標題黑體，加粗，字號需同圖表大小匹配；圖表文字內容采用宋體，字號需同圖表大小匹配。

　　七、附件

　　文件中含有附件，在正文下空一行，左起用小四（12）號宋體標識“附件一”，后標冒號及名稱，不再加標點符號，如：“附件一：***”，附件應與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第一行定格標識“附件一”，名稱前后標識應一致。

　　八、裝訂

　　文件的裝訂應一律采用左側裝訂，超過1頁以上紙張的文件必須裝訂成兩釘式，裝訂規(guī)格為距離左邊約1厘米處，距離頁面上、下方約8厘米處，非正式性文件可裝訂為左上45度角度釘式。

文件管理制度13

　　1、學校各類文件旨在學校內部統(tǒng)一意見，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發(fā)文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。

　　3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據(jù)文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學校統(tǒng)一規(guī)定編號、登記，之后提交校長簽發(fā)。

　　4、辦公室應建立學校發(fā)文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的'具體信息（如文件名、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發(fā)文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。

　　5、文件簽發(fā)或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統(tǒng)一的格式（學校紅頭文件紙）。

　　6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發(fā)文，可以采用內部電子郵件系統(tǒng)，將文件分別發(fā)送至學校領導和各處室，并作好相關的發(fā)送記錄，作為檔案保存。

　　7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。

　　8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

文件管理制度14

　　規(guī)范性文件管理辦法

　　第一條：為提高我局規(guī)范性文件的質量，確保規(guī)范性文件的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，結合本局實際，制定本辦法。

　　第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，具有普遍約束力并可反復適用的規(guī)定、辦法、細則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。

　　下列文件不適用本辦法：

　�。ㄒ唬┎渴鸸ぷ�，規(guī)范本機關、本系統(tǒng)內部工作的文件；

　�。ǘ⿻h紀要。

　　第三條：規(guī)范性文件資料應貼合下列規(guī)定：

　�。ㄒ唬┵N合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定；

　�。ǘ┵N合職權法定原則；

　　（三）與WTO原則或其他規(guī)范性文件相協(xié)調，無地方保護和行業(yè)保護的規(guī)定。

　　第四條：規(guī)范性文件不得創(chuàng)設下列事項：

　�。ㄒ唬┬姓S可；

　�。ǘ┬姓聵I(yè)性收費；

　�。ㄈ┬姓幜P；

　　（四）行政強制措施；

　　（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權益；

　�。┓�、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定之外的義務。

　　第五條：法制辦負責對規(guī)范性文件進行監(jiān)督和管理（包括規(guī)范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。

　　第六條：規(guī)范性文件原則上由業(yè)務工作機構指定專人負責起草。需報市政府或市人大批準的規(guī)范性文件，應由業(yè)務工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部門的人員、有關專業(yè)人員或社會團體的代表參加。

　　第七條：規(guī)范性文件初稿構成后，應由負責起草的業(yè)務工作機構將以下材料提交法制辦審查：

　�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本；

　�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

　�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本。

　　規(guī)范性文件資料與其他行政機關職責相關聯(lián)的，還應供給與其他行政機關協(xié)商情景的說明。

　　第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。

　　第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規(guī)定，對規(guī)范性文件進行審查并按下列規(guī)定處理：

　�。ㄒ唬┵N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，簽署同意意見后轉局辦公室進行文字把關；

　�。ǘ┧蛯彶牧喜毁N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，將送審材料退回負責起草的業(yè)務工作機構，并書面說明理由；

　�。ㄈ┧蛯彶牧现淮嬖诹⒎ḿ夹g問題的，予以修改并簽署同意意見后轉局辦公室進行文字把關。

　　第十條：凡資料涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，經(jīng)局辦公會議討論決定或局長批準后，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關規(guī)定進行登記審查：

　�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

　�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

　　（三）制定規(guī)范性文件的.依據(jù)文本；

　�。ㄋ模┍静块T法制工作機構的書面意見。

　　規(guī)范性文件資料與其他行政機關職責相關聯(lián)的，還應供給與其他行政機關協(xié)商情景的說明。

　　第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，由主管局領導審核經(jīng)局長批準后簽發(fā)，并應自發(fā)布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：

　�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

　�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

　　（三）制定規(guī)范性文件的依據(jù)文本；

　�。ㄋ模┍静块T法制工作機構的書面意見。

　　負責起草規(guī)范性文件的業(yè)務工作機構應當在規(guī)范性文件發(fā)布后3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。

　　第十二條：規(guī)范性文件除按本辦法第九條、第十條規(guī)定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在發(fā)布之日起3日內由負責起草的業(yè)務工作機構將規(guī)范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統(tǒng)一送市政府法制辦、市人大、上級質監(jiān)局等部門備案。

　　第十三條：規(guī)范性文件應當自發(fā)布之日起30日內在本局網(wǎng)站上公開，亦可同時采取其他方式公開。規(guī)范性文件在本局網(wǎng)站的公開程序按照本局政務公開的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第十四條：規(guī)范性文件應自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規(guī)范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。

　　第十五條：規(guī)范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規(guī)范性文件按政府每屆任期匯編一本。

　　第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀征市規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》規(guī)定處理。

　　第十七條：本辦法由揚州市儀征質量技術監(jiān)督局法制機構負責解釋。

　　第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。