安徽工程大學機電學院會議管理制度

　　為幫助大家了解安徽工程大學機電學院會議管理的相關信息，下面，小編為大家提供安徽工程大學機電學院會議管理制度，全文如下：

　　第一章 總則

　　第一條 為建立健全學院行政管理體系，規(guī)范各類會議的組織和管理，提高會議的效率,特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于安徽工程大學機電學院(以下簡稱學院)及下屬各部門。

　　第二章 會議分類

　　第三條 根據(jù)會議所涉及內容的重要程度及參會人員層級將會議分為學院級會議、部門級會議和其他會議。

　　第四條 學院級會議指由學院領導發(fā)起或參加的就學院重大事項進行討論、重要信息發(fā)布、報告等所召開的會議，如：院長辦公會、院長辦公擴大會、全體教職工大會、跨部門工作協(xié)調會等(分類匯總見附件1)。常見的院級會議主要有：

　　院長辦公會

　　(一)界定：院長辦公會是由院長發(fā)起，學院領導班子成員例行參加的就學院重大計劃、專題工作以及對學院發(fā)展有重大影響的事項進行討論、決策的會議。

　　(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：

　　1.學院重點工作部署;

　　2.學院各部門重要專題工作議題報告、討論;

　　3.重要事項的決策及重點制度的討論、制定。

　　(三)參會人員：院長、副院長、院長助理、辦公室主任及有關議題的報告人員。

　　二、院長辦公擴大會

　　(一)界定：學院辦公擴大會是由院長發(fā)起，對院長辦公會的進一步擴大和延伸。

　　(二)會議內容(與院長辦公會基本相同，但涉及范圍包括各部門)

　　(三)參會人員：院長辦公會成員、各職能部門負責人以及發(fā)起人認為有必要參加其他人員。

　　三、全體教職工大會

　　(一)界定：全體教職工大會是由院長辦公室根據(jù)院領導安排負責人發(fā)起，全體教職工參加，進行重要工作部署、宣貫、重大信息發(fā)布、重大報告、講座、儀式等內容的會議。

　　(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：

　　1.重要文件、政策精神傳達、宣貫學習;

　　2.全員性信息公開發(fā)布、通報;

　　3.重要行業(yè)、學術報告和講座。

　　(三)參會人員：學院全體教職工

　　跨部門工作協(xié)調會

　　(一)界定：跨部門工作協(xié)調會指由某一個主導部門發(fā)起，內容涉及多個部門需要共同對接討論的會議。

　　(二)會議內容(包含但不限于以下會議內容)：

　　1.涉及跨部門有關工作的進度報告、問題研究;

　　2.對有關邊界職責的界定和任務分工;

　　3.跨部門工作專項計劃的制定和安排。

　　(三)參會人員：主導部門認為需要參會的各部門有關人員

　　(四)凡需要有關院領導參加的跨部門工作協(xié)調會，皆列為院級會議;無需院級領導參與的跨部門協(xié)調會(部門負責人層面)，列為部門級會議(下文第五條)。

　　第五條 部門級會議指由部門負責人發(fā)起就本部門工作進行內部討論和工作安排發(fā)起的例會或者臨時會議，以及由某部門主導，涉及跨部門溝通但無需院領導參與決策討論的跨部門協(xié)調會等。

　　第六條 其他會議類型包括：科室內部工作會議、不在上述范圍的有關專題會議、臨時會議等。

　　第三章 程序規(guī)范

　　第七條 會議通知

　　發(fā)布方

　　學院級會議(含需要院領導參加的跨部門協(xié)調會)由院辦發(fā)布通知;部門級會議(含某部門主導的但無需院領導參加的跨部門溝通會)由主導部門發(fā)布通知，其他會議根據(jù)會議的實際需要另行確定通知發(fā)布方。

　　格式規(guī)范

　　(一)各類會務通知統(tǒng)一采用《會議通知單》(附件2)格式模板;

　　(二)各類會議的通知單屬于公文管控的范疇，具有固定的格式和編號，編號規(guī)則如下：

　　1.學院級會議通知字號：院會字+年份+編號，如“院會字〔2015〕8號”;

　　2.部門級會議通知字號：部門首字+編號，如“財會字〔2015〕8號”。

　　三、發(fā)布規(guī)范

　　(一)所有會議通知應在會議召開前至少提前1個工作日正式、規(guī)范郵件發(fā)布至參會人并在會議開始前至少提前2個小時再次履行電話或者短信告知義務(針對大面積人員參會的報告會、全體教職工會議等無法逐個再次電話提醒的，應做好對各部門會議對接人的提醒);

　　(二)所有類型的會議通知在發(fā)布給指定參會人的同時應同步抄送至院辦進行備案;

　　(三)各部門每周五16時前將部門下周主要會議報送院辦，由院辦整理匯總后在網(wǎng)絡平臺發(fā)布下一周會議日程安排。

　　第八條 會議紀要

　　紀要記錄方

　　學院級會議由院辦記錄、整理紀要;部門級會議由發(fā)起部門記錄、整理紀要，其他會議根據(jù)會議的要求制定紀要的整理方。

　　二、紀要格式

　　(一)學院級、部門級會議的紀要應參照(附件3)：會議紀要模板;

　　(二)紀要與會議通知形成對應關系。紀要的編號為對應的會議通知編號，字號規(guī)則為“xx會紀字〔xx年份〕xx號”，如：“院會字〔2015〕1號”的會議通知對應的紀要字號為“院會紀字〔2015〕1號”。

　　三、紀要的審批、發(fā)布

　　(一)院級會議的紀要由院長辦公室整理，經(jīng)辦公室主任審核后報送院長審批，由院長辦公室統(tǒng)一發(fā)布、歸檔(其中屬于院領導參加的院級跨部門協(xié)調會紀要原則上需經(jīng)有關院領導會審);

　　(二)部門級會議紀要由會議主導部門整理，經(jīng)會議主導部門負責人審核后發(fā)布(其中無需院領導參加的，列入部門級會議的跨部門協(xié)調會，原則上應由參會部門負責人會審);

　　(三)會議紀要原則上發(fā)布至對應的會議參會人員、未參加會議但涉及承擔會議決議事項的有關人員、會務主導方認為有必要對會議內容知悉的相關人員;

　　(四)會議紀要原則上應在會議結束后1個工作日內完成審批和發(fā)布;涉及跨部門會審的紀要，原則上不得超出會議結束后1.5個工作日發(fā)布。需有關部門會審的，會審人未在接收到紀要初稿的0.5個工作日內答復的，視為對初始紀要內容的默認;

　　(五)經(jīng)審批生效并公開發(fā)布的會議紀要內容具有制度和考核的約束性;

　　(六)與各類會議通知相對應，所有類型的會議紀要在發(fā)布時除發(fā)布給指定范圍人員外，應同時抄送院辦備案。

　　四、會議資料的歸檔

　　(一)會議有關資料作為學院文秘機要的管控范圍，由院辦統(tǒng)一歸檔、備案;

　　(二)會議通知、會議紀要在發(fā)布時同步抄送至院辦存檔(如上文規(guī)定)，除此之外，會議簽到表(必備項)的掃描件或者原件、會議錄音(如有)、視頻(如有)、照片(如有)應統(tǒng)一補充提交至院辦備案;

　　(三)院辦負責匯總各類會議通知、會議紀要及紀要的審批記錄(電子審批或者紙質簽批)、會議簽到表、會議多媒體影像資料等，進行歸檔，作為后續(xù)有關工作開展監(jiān)督、過程調查、有關報道素材等的基本依據(jù)。

　　第四章 會務準備

　　第九條 資料準備

　　一、會議主導部門或人員需提前準備好上會材料，匯總至會議通知的發(fā)布人，隨會議通知同時發(fā)送參會人員，以便提前參閱，熟悉有關議題議程。

　　二、文件命名格式為“部門+議題+材料名”，如人事處關于薪酬預算議題的薪酬測算材料。同一議題有多個文件材料需存放至同一文件夾打包發(fā)送，打包文件名格式為“部門+議題”。

　　第十條 場地準備

　　(一)學院級會議由院辦負責場地安排及布置。部門級會議由發(fā)起部門自行安排，如需使用學院會議室需至少提前1個工作日填寫《學院會議室使用申請單》(附件4)向院辦申請。院辦根據(jù)學院會議室的使用日程安排，在0.5個工作日內予以郵件或者電話答復;

　　(二)場地確定后承辦人根據(jù)會務需求檢查調試設備運行情況，如有異常及時安排維修，缺少設備及時向發(fā)起人反饋確定是否需要購置;

　　(三)會議組織方應根據(jù)會務需求準備或購置相關物品，及時向發(fā)起人反饋準備情況;

　　(四)會務當天提前2個小時對人員、場地、物品、設備等會務需求的準備情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。

　　第十一條 會議改期或終止

　　因特殊情況造成會議改期或取消，發(fā)起人應提前至少0.5個工作日告知承辦人以便及時通知參會人員。

　　第五章 會后管理

　　第十二條 會場整理

　　會議結束后，承辦人員整理會場物品，關閉設施設備，做好善后工作。

　　第十三條 紀要跟蹤

　　院級會議的有關紀要由院辦專人負責紀要落實情況的跟蹤;部門級會議由部門指定人員負責紀要落實情況的跟蹤。

　　第六章 紀律及罰則

　　第十四條 紀律

　　禁止以下行為(包含但不限于以下內容)：

　　一、禁止在會場內吸煙，違反者每人次負激勵100元;

　　二、禁止在會場內亂丟垃圾，違反者每人次負激勵20元;

　　三、入場后應將手機設置為靜音或震動。禁止在會場內手機響起或者直接在場內接打電話(特殊緊急情況的應向會議組織方說明)。原則上應到會場外接聽且不影響會議正常進行。以上違反者每人次負激勵50元;

　　四、禁止在會場內隨意走動;如必須臨時離場需從會場兩邊輕聲離場;以上違反者每人次負激勵20元;

　　五、禁止在會場內竊竊私語、交頭接耳或大聲喧嘩影響會議正常秩序;違反者每人次負激勵20元;

　　六、禁止遲到、早退、無故缺席。如因特殊原因不能按時參會需根據(jù)請假審批權限請假并報會議承辦人備案;針對遲到、早退的，每人次每分鐘負激勵10元;無故缺席的，會議時長在2個小時內的，參照對應會議時長的曠工計算;會議時長2個小時以上的，參照半個工作日曠工計算;

　　七、因承辦人、紀要人個人原因造成工作延誤，每人次負激勵50元;

　　八、承辦人未能做好清理現(xiàn)場、桌椅歸位、關閉設備、電源等善后工作，每人次負激勵50元;

　　九、以上處罰凡屬于院級會議的，由院辦下達《行政處罰通知單》(附件5)明確處罰事項和金額;屬于部門級會議的，由會議主導部門報院辦，院辦核實后下達《行政處罰通知單》。當事人持《行政處罰通知單》單在2個工作日內將罰金以現(xiàn)金形式繳納至財務處;

　　十、以上各類會議的罰金作為后期各類會議活動的經(jīng)費，由財務處定期公開發(fā)布使用情況;

　　十一、針對拒不繳納的，將處罰結果移送人事處，由人事處在當月薪資結算中以罰金的150%進行直接扣減，視為日常工作處罰;

　　十二、如有其他情節(jié)惡劣者可視情況疊加績效扣分、公開通報批評等處分。

　　第七章 附則

　　第十五條 本制度由安徽工程大學機電學院院長辦公室負責解釋和修訂。

　　第十六條 各部門內部的會議管理參照本制度執(zhí)行。

　　第十七條 本制度自2015年1月1日起執(zhí)行。

　　原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1973

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