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2024自考《檔案管理學》第五章復習整理資料
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。以下是小編收集整理的2024自考《檔案管理學》第五章復習整理資料，歡迎閱讀與收藏。
資料1：
一、整理工作的意義
二、整理的內容和步驟
(一)內容包括：
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。
(二)步驟可分為：
1、了解情況，擬訂方案
2、區(qū)分全宗和分類
3、細分和組卷、草擬案卷標題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調整。
5、全面審查修改標題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)�、頁號、件號�?/p>
三、整理工作的原則
(一)充分利用原有基礎
(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式幾個方面。
四、便于保管和利用
全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
(一)全宗定義
全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
(二)全宗的含義：
全宗是一個有機整體;全宗是在一定歷史活動中形成的;全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。
二、為什么要按全宗整理檔案?
三、立檔單位及其構成條件
立檔單位也稱為“全宗構成者”。它的構成條件是：
A、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文;
B、設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃;
C、設有管理人事機構或人員，并有一定的人事任免權。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
(一)政權的變化和立檔單位的劃分
(二)生產關系的改變和全宗的劃分
(三)基本職能方面考慮
五、人物全宗：人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點：
1、不得收入官方檔案原件;
2、一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構成一個全宗。
六、全宗的補充形式(一)聯(lián)合全宗(二)全宗匯集
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：
1、它們的構成不同;
2、它們的性質不同
七、判定檔案所屬全宗關鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。
要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。
1、對內部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。
2、對收文，“檔案的形成者”是“文件的實際收受者”。
八、全宗群：全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。
如：xx地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時期黨政機關全宗群
全宗內檔案的分類
二、分類的要求有
1、分類方法要從檔案的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。
2、分類應當具體科學性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
三、分類的一般方法有
1、時間分類法：A、年度分類法B、時期分類法
2、來源分類：A、組織機構分類法B、作者分類法C、通訊者分類法
3、內容分類法：A、問題分類法B、實物分類法C、地理分類法
4、形式分類法：A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類
四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：
(一)年度分類法(二)組織機構分類法(三)問題分類法
五、復式分類法的選擇和分類方案的編制
(一)年度——組織機構分類法
適用于立檔單位內部組織變化不復雜的單位。如：1974年辦公廳
**廳
**廳
(二)組織機構——年度分類法
適用于撤銷機關檔案。
如：辦公廳1974年
1975年
1976年
(三)年度——問題分類法
多用于組織變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構，以及沒有內部機構或內部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況�？傊�，在不可能和不適于按組織機構分類時，往往采用它。如：
1980年綜合類
人事機構類
農林水利類
(四)問題——年度分類法
多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
如：綜合類1960年
1961年
1962年
立卷
立卷工作內容包括：組成案卷單位、擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)
一、立卷的方法——文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時間立卷
按問題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機關立卷
二、案卷標題的擬制及封面編目
(一)要求：
1、歷史觀點和政治上的正確性。
2、文字簡練，表達準確。
3、題名基本結構力求完整。
題名的基本結構包括文件的責任者(作者)、內容(問題)和名稱(文種)三部分。必要時須標明地區(qū)、收發(fā)文機關和時間。
(二)歷史檔案案卷封面的要求
1、機關名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個機關，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應保留原來的名稱。
2、人物職務、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。
5、地名。應照原文標寫地名，酌情在括號內注明現(xiàn)地名或相當于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、文件的內容和其他用語。
需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計算機技術的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學術界有爭議。請參考有關文獻。
資料2：
一、收集工作的內容和意義
(一)內容
1、檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。
2、檔案館對所轄區(qū)域內現(xiàn)行機關和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。
3、對歷史檔案的接收和征集工作。
(二)意義
1、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。
2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內容和一項首要的具體措施。
3、收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4、收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強，工作方法靈活多樣。
二、應該注意的問題
1、豐富館(室)藏，
2、收集工作必須抓住重點：
3、推行入館檔案的標準化
4、保持全宗和全宗群的不可分散性
5、要注意處理局部與整體、當前和長遠的關系
歸檔制度
1、歸檔制度具體有：
(1)機關工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案
(2)和機關業(yè)務工作有關的資料
(3)代管同本機關有關的撤銷機關以及合并機關的全部檔案。在實際工作中，歸檔范圍是較靈活的，注意有文必檔和太精煉、歸檔不夠這兩個極端傾向。
2、歸檔時間：第二年六月份以前。也可靈活處理。
3、歸檔范圍：《機關文件材料歸檔與不歸檔的范圍》這一文件中有詳細規(guī)定。
4、歸檔案卷的質量要求：歸檔案卷的質量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
檔案館收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限
1、范圍
(1)本級各機關、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案。
(2)屬于本館應當接收的撤銷機關、團體的檔案
(3)屬于本館應當接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案
(4)檔案館之間交接檔案
2、保管期限
(1)省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的檔案(永久保存的)
(2)省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案(長期和永久保存的)
二、現(xiàn)行機關和撤銷機關檔案的接收
(一)現(xiàn)行機關檔案的接收
(二)撤銷機關檔案的接收
三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
歷史檔案的接受和征集
習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。
1、收集歷史檔案是保護我們偉大祖國歷史文化遺產，維護黨和國家歷史面貌的重要措施。
2、收集歷史檔案是黨和國家當前與長遠利用的需要。
3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產的性質。
檔案征集的途徑有：
1、向有關單位征集代管的建國以前的檔案和材料
2、向兄弟檔案館征集
3、向圖書館、博物館、紀念館征集
4、向古舊書店、廢品收購部門征集
5、向寺廟、古跡保管部門征集
6、向個人征集
7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
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